LE CHOIX DE LOGICIEL COMPTABLE

Veuillez noter que les conseils ci-dessous ne remplacent en aucun cas un avis juridique et/ou fiscal professionnel.  Les conseils suivants n’ont pas pour objet, et ne devraient pas être utilisés dans le but d’éviter les pénalités qui peuvent être imposées en vertu du « Internal Revenue Code » ou des lois étatiques ou locales

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Concernant la sélection du programme informatique utilisé pour la création du plan comptable, la décision de confier cette responsabilité au ‘bookkeeper’ n’est pas sans risques dans la mesure où ce dernier aura tendance à privilégier le logiciel avec lequel il est le plus familier, qui n’est pas forcément le plus adapté à l’activité de la société.

Parmi les nombreux facteurs à considérer dans la sélection d’un logiciel, les suivants sont à noter:

 LES LOGICIELS SPÉCIFIQUES À UN SECTEUR D'ACTIVITÉ

(les plus onéreux sont-ils les plus performants ?)

Contre toute attente, les logiciels spécialement conçus pour un secteur d’activité en particulier ne sont pas toujours les plus adaptés. Malgré leur prix très élevé, leur utilisation peut s’avérer décevante, ces programmes étant parfois dénués des applications les plus courantes disponibles dans des versions beaucoup plus simples et sensiblement moins chères.

Les principaux défauts des logiciels spécialisés sont les suivants:

• Manque de flexibilité
• Difficulté d’obtenir l’assistance de consultants étrangers à ce ce type de logiciel. Par conséquent l’entreprise sera excessivement tributaire du vendeur pour tout complément d’informations.
• Prix élevé des interfaces compatibles avec d’autres systèmes (tels que les logiciels de gestion de points de vente)

Par ailleurs, il ne faut pas oublier que la comptabilité varie très peu quelque soit le secteur d’activité considéré. Par conséquent, tout système de comptabilité généraliste peut être adapté aux exigences d’une entreprise.

 DES COUTS CACHÉS

Il faut être vigilant quant à la présentation de certains coûts par les fournisseurs de logiciels. Nombre de logiciels moyen et haut-de-gamme sont vendus en parties séparées, appelées ‘modules’. Le prix mis en avant par les vendeurs est alors souvent celui du système de base sans les extensions, qui sont généralement plus couteuses bien qu’indispensables.
 

En outre, l’adaptation de ces logiciels au profil de l’entreprise requiert fréquemment un investissement supplémentaire de la part de l’acheteur. L’ampleur de cet investissement dépend entre autres de la complexité du secteur d’activité concerné ainsi que de la faisabilité des exigences du client.

LA DATATION

Le système permet-il de distinguer le suivi des dates d’enregistrement des dates de transactions? Sans cette option, comment traiter un devis dont la date précède la date-butoir la plus récente? Il existe bien sûr des façons de contourner le système mais celles-ci peuvent être complexes et trop artificielles.

 SÉCURITÉ

Dans quelle mesure le paramétrage du logiciel autorise-t-il une gestion personnalisée des droits d’accès ? Certains logiciels ne permettent pas d’accorder individuellement un accès limité aux différentes fonctions du logiciel.

La possibilité d’autoriser la consultation partielle de certaines données à des personnes précises est un aspect crucial d’un bon logiciel. Les moins performants n’offrent en général qu’une alternative entre une interdiction et une autorisation complètes d’entrée à chaque fonction du programme.

 LA SOUPLESSE DE PRÉSENTATION DES DONNÉS

Certains logiciels bon marché peuvent devenir très coûteux à adapter pour des types de comptes-rendus particuliers. Les entrepreneurs ne peuvent guère prévoir toutes les questions qu’ils auront à se poser au cours du cycle de vie de l’entreprise, même si un effort de réflexion important est accompli. Dès lors, un logiciel présentant la possibilité d’être modifié pour mettre en avant des données spécifiques peut permettre de réaliser de futures économies.